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En raison de la crise de la COVID-19, le gouvernement fédéral du Canada a publié le 26 mars 2020 un avis (voir la publication intitulée « Assemblées annuelles des sociétés de régime fédéral et des organisations à but non lucratif pendant la pandémie de COVID-19 ») à l’adresse suivante : https://corporationscanada.ic.gc.ca/eic/site/cd-dgc.nsf/fra/cs08611.html) adressé aux corporations, incluant aux organismes à but non lucratif et aux organismes de bienfaisance leur communiquant ce qui suit : alors que les membres des conseils d’administration continuent de veiller au respect de leurs obligations fiduciaires et que des assemblées annuelles ou extraordinaires des membres approchent, les réunions et assemblées des membres des organismes et des membres des conseils d’administration peuvent être tenues de façon virtuelle si nécessaire, la tenue de rencontres en personne étant impossible compte tenu des mesures de distanciation sociale.

Dans ce contexte, il paraît nécessaire pour les organismes à but non lucratif et les organismes de bienfaisance de consulter les lois qui les gouvernent ainsi que leur règlement interne respectif, lesquels prévoient les modalités entourant la tenue d’assemblées et de réunions. Dans bien des juridictions, comme au fédéral, les règles contenues dans le règlement interne peuvent primer sur celles contenues dans les lois gouvernant l’organisme.

Au Canada, il est généralement admis qu’il plus prudent de prévoir dans le règlement interne la possibilité pour les participants aux assemblées et réunion d’assister à celles-ci de façon virtuelle, du moment que les participants peuvent parler ou autrement communiquer entre eux lors de la rencontre (noter que pour les fins de cet article, une rencontre virtuelle inclus un appel téléphonique). Ce type de provision dans le règlement interne est d’autant plus utile quand on considère que la règle générale dans la législation fédérale prévoit que la participation à une assemblée ou à une réunion de façon virtuelle est possible dans la mesure où le règlement interne ne l’interdit pas (voir les articles 136(7) et 159(4) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif). Certains considèrent que cette loi requiert également le consentement unanime des administrateurs à la participation virtuelle à une réunion du conseil d’administration.  

Pareillement, pour les organismes constitués en vertu de la législation québécoise (la Partie III de la Loi sur les compagnies), il est généralement accepté que les assemblées des membres et les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues de façon virtuelle si le règlement interne ne l’interdit pas. Lors d’une assemblée des membres, les participants doivent être en mesure de communiquer entre eux et le vote doit clairement indiquer l’intention du votant.

En ce qui concerne les organismes constitués en vertu de la législation ontarienne, notons que le gouvernement ontarien s’est montré particulièrement prudent quant à la tenue d’assemblées et de réunions en publiant un décret d’urgence le 31 mars 2020 qui prévoit que les assemblées et réunions peuvent être tenues de façon virtuelle durant la crise même si le règlement interne ou les articles de l’organisme l’interdisent (voir le décret du gouvernement ontarien à l’adresse suivante : https://www.ontario.ca/fr/lois/reglement/200107).

Tel qu’indiqué dans l’avis du gouvernement fédéral du 26 mars 2020 mentionné ci-dessus, la pratique adéquate (et en accord avec les règlementations fédérales sur le vote virtuel) serait pour l’organisme de s’assurer de compiler les votes de façon à pouvoir les vérifier, les comptabiliser et à les présenter tout en respectant l’anonymat des votants.  À tout le moins, nous considérons que le vote peut demeurer anonyme via un suffrage par courriel sécurisé envoyé directement au secrétaire par exemple, lequel pourra faire preuve de la discrétion appropriée (évidemment on ne peut s’attendre à ce que tous les organismes soient à même de déployer le type de moyens technologiques de traitement des votes utilisés par des sociétés cotées en bourses lors d’assemblées des actionnaires par exemple).

En somme, les organismes à but non lucratif et les organismes de bienfaisance devraient s’assurer de consulter les lois qui les gouvernent et leur règlement interne (et modifier celui-ci si nécessaire). En cas de doute, il semble souhaitable de demander à tous les participants à une réunion ou à une assemblée (à tout le moins par courriel) de consentir à l’utilisation de communications virtuelles. Ce genre de précaution pourrait se révéler utile si la validité d’une réunion ou assemblée virtuelle devait un jour être remise en question.  Les exigences en matière de notification des assemblées ou réunions devraient également être respectées.

Alors que les organismes à but non lucratif et les organismes de bienfaisance à travers le monde tentent de poursuivre leurs activités caritatives pour le bénéfice des communautés qu’ils servent durant ces temps de crise, une revue des paramètres mentionnés ci-dessus est de mise.

Une version antérieure de cet article a été publiée par la Society of Trust and Estate Practitioners (STEP) de Londres au Royaume-Uni dans son COVID-19: Philanthropy Emergency Response Reference Guide.