POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE SPIEGEL SOHMER

1. Notre engagement envers la protection des renseignements personnels

Spiegel Sohmer inc. et sa société de gestion, Avoman s.e.n.c. (ci-après désignées collectivement « Spiegel Sohmer » et « nous »), s’engagent à protéger la vie privée, la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels qu’elles détiennent.

C’est dans cette optique que nous avons adopté la présente politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après désignée la « Politique »), qui définit la manière dont nous collectons, détenons, utilisons ou communiquons les renseignements personnels de nos clients et d’autres individus (« vous »), autres que les associés, employés et le personnel contractuel de Spiegel Sohmer, ceux-ci faisant l’objet d’un traitement distinct.

Nous nous engageons à traiter avec soin les renseignements personnels que nous collectons, dans les limites de la présente Politique et de la législation applicable. En outre, nous veillons au respect de toutes nos obligations éthiques et professionnelles, y compris le maintien de la confidentialité de tout renseignement couvert par le privilège du secret professionnel de l’avocat.

2. Type de renseignements personnels que nous collectons

La Politique s’applique aux renseignements personnels, qu’ils soient détenus par Spiegel Sohmer ou par un tiers en relation avec nos services juridiques ou connexes, quel que soit le type de support ou la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrit, graphique, sonore, visuel, enregistré, filmé, informatisé ou autre.

Par définition, les renseignements personnels représentent toute information concernant une personne physique et permettant directement ou indirectement de l’identifier. À titre d’exemple, les renseignements personnels sont notamment :

le nom et le prénom;
la date et le lieu de naissance;
les numéros de téléphone et de télécopie, l’adresse du domicile et l’adresse électronique;
les informations figurant sur les documents d'identité délivrés par le gouvernement (permis de conduire, passeport ou documents similaires);
les informations relatives à la résidence fiscale et au numéro d’identification-impôt;
les informations financières, de crédit, de facturation et de compte;
les détails sur l'utilisation de notre site web, obtenus au moyen de témoins ou d'outils similaires;
les informations liées au recrutement, telles que le curriculum vitae, les informations sur votre parcours professionnel ou universitaire ou toute autre information pertinente pour un recrutement potentiel; et
tout autre renseignement personnel fourni.

3. Fins pour lesquelles nous collectons des renseignements personnels

Nous collectons, utilisons, détenons ou communiquons des renseignements personnels sur nos clients aux fins suivantes :

fournir des services juridiques et connexes;
développer et gérer les affaires, les activités et les opérations de Spiegel Sohmer;
nous conformer à nos obligations légales, réglementaires, éthiques, professionnelles et de gestion des risques, y compris l’identification et la vérification des clients;
déterminer si Spiegel Sohmer va nouer une relation professionnelle avec des clients ou une relation commerciale avec des tiers, y compris vérifier l'existence de conflits d'intérêts;
évaluer la candidature d'un candidat à un poste et déterminer s'il convient de lui proposer un poste au sein de Spiegel Sohmer ;
divulguer des renseignements personnels à des tiers dans le cadre de la prestation de nos services juridiques et autres, tel qu'expliqué plus amplement à la section 5 ci-dessous;
prévenir la fraude ou procéder à des vérifications d'antécédents, comme l'exige la loi applicable ;
à toute fin permise (par un consentement implicite ou autrement) ou tel qu’exigé par la loi applicable.

4. Moyens de collecte des renseignements personnels

Nous collectons des renseignements personnels directement de la personne concernée dans le cours de la fourniture de nos services juridiques et connexes, y compris lorsque vous utilisez notre site web www.spiegelsohmer.com (ci-après désigné le « Site web »). Nous collectons également des informations auprès d’un certain nombre de sources privées et publiques indépendantes, telles que nos prestataires de services, les réseaux sociaux, les agences de recrutement et d’autres partenaires commerciaux.

Nous pouvons en outre collecter des informations de manière passive à l'aide de témoins (aussi appelés "cookies"). Les témoins sont de petits fichiers texte ou des chaînes de caractères qu'un site web peut envoyer à votre appareil afin d'identifier votre navigateur web et les activités de votre ordinateur sur le Site web et sur d'autres sites web. Les témoins peuvent être utilisés pour personnaliser votre expérience sur le Site web, pour vous aider à utiliser le Site web (par exemple, pour gagner du temps en n'ayant pas à réintroduire votre nom à chaque fois que vous utilisez le Site web), ou pour nous permettre de suivre statistiquement la façon dont vous utilisez le Site web afin de nous aider à améliorer nos services. Vous avez la possibilité d'accepter ou de refuser les témoins. La plupart des navigateurs web acceptent automatiquement les témoins, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins si vous le souhaitez. Si vous choisissez de refuser les témoins, il se peut que vous ne puissiez pas accéder aux fonctions interactives du Site web et/ou en profiter pleinement.

Afin de mieux vous servir, nous pouvons également utiliser des services d’analyse Internet, notamment Google Analytics, pour analyser l'utilisation de notre Site web. Ces outils utilisent également des témoins pour collecter et générer des informations sur vos visites sur notre Site Web (y compris votre adresse IP), ces informations étant ensuite transmises à leurs serveurs de manière anonyme en vue de leur traitement. L'objectif est d'étudier les tendances de l'activité sur le Site web afin d'améliorer l'expérience des visiteurs. L'utilisation de ces outils ne nous permet pas, ni à nos fournisseurs de services d'analyse, d'identifier des personnes. Si vous le souhaitez, vous pouvez refuser cette activité d’analyse en paramétrant votre navigateur afin qu'il vous avertisse de l'envoi d'un témoin et qu'il le bloque.

5. Impartition et transfert des renseignements personnels à l’extérieur du Québec

Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à divulguer à des tiers les renseignements personnels que nous avons collectés afin de fournir nos services, tels que, sans toutefois s’y limiter :

les tiers en relation avec nos services juridiques (par exemple, les parties adverses, les experts ou les agents);
des fournisseurs de services tiers (par exemple, les services de stockage et traitement de données, informatique en nuage, hébergement de sites web, sécurité ou services de bureau); et
les autorités gouvernementales et les organismes chargés de l’application de la loi, lorsque la loi applicable l’exige ou lorsque cela est nécessaire pour la prestation de nos services.

De plus, il est possible que certains de vos renseignements personnels soient transférés à d’autres endroits que votre province, territoire, état ou pays de résidence. En effet, nous pouvons faire appel à des correspondants étrangers dans le cadre de la prestation de services, par exemple, pour l’enregistrement de marques. Nous faisons également appel à des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada (y compris à l’extérieur de la province de Québec) pour exécuter des mandats spécifiques dans le cours normal de nos activités.

Pour protéger vos informations dans tous ces cas, nous utilisons des moyens contractuels et autres pour fournir un niveau de protection comparable à celui utilisé par Spiegel Sohmer.

Cela étant, soyez assurés que nous ne divulguerons aucune information protégée par le privilège du secret professionnel de l’avocat, sauf si vous avez vous-même renoncé à ce secret, si nous avons votre autorisation ou si nous y sommes contraints par la loi applicable. En outre, nous ne vendrons ou n’échangerons jamais, de quelque manière que ce soit, vos renseignements personnels contre paiement.

6. Votre consentement en vertu de la présente Politique

Nous ne collecterons, ne détiendrons, n’utiliserons et ne divulguerons pas de renseignements personnels sans votre consentement, à moins que la législation applicable ne l'autorise ou ne l'exige.

En soumettant vos renseignements personnels, en utilisant nos services ou en accédant à notre Site web, vous consentez à la collecte, la détention, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels dans les limites prévues à la présente Politique et tel que requis ou permis en vertu de la loi applicable.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une autre personne (y compris des parties adverses et d'autres personnes impliquées dans une procédure judiciaire), vous déclarez que, avant de soumettre ces informations, vous avez obtenu le consentement ou le pouvoir nécessaire afin de nous permettre de collecter, détenir, utiliser et divulguer ces renseignements personnels pour les finalités énoncées dans la présente Politique, ou que la collecte, l'utilisation, la détention et la divulgation sont autorisées par la loi. Dans le cas d'un mineur de moins de 14 ans, son consentement doit être donné par le titulaire de l'autorité parentale ou par son tuteur. Dans le cas d'un mineur âgé de 14 ans ou plus, son consentement peut être donné par le mineur, le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur.

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels ou refuser certaines utilisations et divulgations, sous réserve des restrictions légales et contractuelles. Veuillez noter que le retrait de votre consentement peut nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir nos services.

Si vous avez besoin d'aide pour comprendre la portée du consentement demandé ou pour modifier ou retirer votre consentement, veuillez contacter notre responsable à la protection des renseignements personnels (voir section 10) pour plus d'informations.

7. Vos droits

Vous avez notamment les droits suivants concernant vos renseignements personnels :

de demander une copie expédiée ou physique des documents contenant vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la législation applicable;
de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet s'ils sont incomplets, ambigus, obsolètes ou inexacts ;
de demander la suppression de vos renseignements personnels si la collecte de ces informations n'est pas autorisée par la loi; et
de retirer ou de modifier votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables. Dans certains cas, le retrait de votre consentement peut avoir pour conséquence que Spiegel Sohmer ne soit plus en mesure de vous fournir ses services.

8. Comment nous protégeons les renseignements personnels

Afin de protéger les renseignements personnels en sa possession, Spiegel Sohmer utilise des mesures de protection administratives, physiques et technologiques adaptées à la sensibilité des renseignements personnels fournis. Ces mesures de protection empêchent également la destruction accidentelle ou illégale, la perte, la modification ou la divulgation non autorisée, l'accès ou l'utilisation abusive des renseignements personnels en notre possession. Spiegel Sohmer suit les normes généralement acceptées dans l'industrie pour protéger les renseignements fournis lors de leur soumission et une fois qu'ils ont été reçus. Une fois communiqués, les renseignements personnels sont conservés dans un dossier pour la personne concernée, soit dans les bureaux physiques de Spiegel Sohmer, soit électroniquement dans notre système de gestion des documents ou dans des systèmes technologiques tiers utilisés Spiegel Sohmer, soit les deux à la fois. Seuls les membres du personnel qui ont raisonnablement besoin des renseignements personnels pour exercer leurs fonctions ont accès à ces informations et sont tenus à un devoir de confidentialité.

Il est important de noter que, malgré tous nos efforts pour protéger vos renseignements personnels, il existe un risque lié à la communication, à l'échange et à la sauvegarde des informations, car aucune forme de transmission électronique ou de stockage n'est parfaitement sécurisée. Spiegel Sohmer n'assume aucune responsabilité en cas de destruction, de perte, d'accès ou de divulgation non autorisés ou d'altération des renseignements personnels, ni en cas de dommages subis de ce fait. Cela dit, soyez assurés que si un incident de confidentialité se produit chez Spiegel Sohmer, nous avons mis en place une politique de traitement des incidents de confidentialité ainsi qu'un plan d'intervention en cas d'incident, conformément à la loi applicable.

9. Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous obtenons de vous ne seront conservés que pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles ils ont été obtenus, pour ceux énoncés dans la présente Politique et pour respecter nos exigences légales et réglementaires. Cette durée dépendra également des services que nous avons fournis, de la nature du dossier et de la nature des renseignements personnels. En règle générale, les périodes de conservation que nous respectons sont indiquées ci-dessous et elles commencent à compter de la date à laquelle le dossier est terminé :

Dossiers en litige, en fiscalité ou en droit commercial (incluant les services corporatifs) : 7 ans
Dossiers en propriété intellectuelle : 15 ans
Dossiers concernant les fiducies : 20 ans
Testaments et mandats de protection : pour la vie

Dans le cas d'un candidat qui ne se voit pas offrir un poste au sein de Spiegel Sohmer, ses informations sont conservées pendant une période raisonnable au cas où un poste au sein de Spiegel Sohmer deviendrait disponible ou si le candidat postule à nouveau pour un emploi, à moins que le candidat ne demande à ce que nous supprimions ses informations. Lorsqu'il n'est plus nécessaire pour nous de conserver ces renseignements personnels, que ce soit en vertu de la loi ou d'une autre manière, Spiegel Sohmer effacera ou détruira les renseignements personnels qui lui ont été fournis d'une manière conforme à ses politiques et procédures.

10. Comment nous contacter

Pour obtenir plus d’informations sur la présente Politique ou sur l’utilisation de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits ou pour déposer une plainte, veuillez contacter notre responsable à la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Spiegel Sohmer inc.
À l’attention de: Responsable à la protection des renseignements personnels
1255, rue Peel, Bureau 1000
Montréal, Québec, H3B 2T9, Canada
(514) 875-2100
info@spiegelsohmer.com

11. Modifications à la présente Politique

Nous pouvons modifier la politique, à tout moment et à notre seule discrétion, en publiant les nouvelles modalités sur le Site web. Les modifications entreront en vigueur dès leur publication sur le Site web. Si vous n'êtes pas d'accord avec les nouvelles modalités de la Politique, vous devriez cesser d'utiliser nos services et contacter notre responsable à la protection des renseignements personnels. À défaut, il est entendu que vous acceptez les nouvelles modalités de la Politique. Il vous incombe de consulter régulièrement la présente Politique.