28 octobre 2024
8 septembre 2014
Par Nathalie Proulx
Les blogues et les réseaux sociaux font maintenant partie du quotidien de la majorité d’entre nous. Si cette réalité présente un grand potentiel pour certains employeurs, elle amène aussi des préoccupations bien réelles. Perte de productivité des employés, menaces à la confidentialité des informations, dommages à l’image de l’entreprise et aux relations avec les clients…ces conséquences potentielles ne doivent pas être prises à la légère. Pour se protéger, une politique d’utilisation des médias sociaux bien rédigée peut se révéler un outil efficace.
En effet, les employés sont tenus de respecter les règles et politiques de leur employeur, incluant quant aux médias sociaux. Pour offrir une protection adéquate, votre politique pourra notamment prévoir :
1. Les usages permis et ceux qui sont interdits en milieu de travail, à des fins personnelles ou de travail, de même que votre droit de révoquer ou de limiter les privilèges liés à internet et l’accès à un site Web;
2. Les moments où l’utilisation des médias sociaux est permise (pendant les périodes de pause, par exemple);
3. Votre droit de surveillance quant à l’utilisation des médias sociaux par vos employés. Comme cette surveillance peut être assujettie à certaines balises légales en matière de protection à la vie privée, un employeur qui ne souhaite pas que ses employés aient une attente raisonnable en matière de vie privée quant aux données trouvées dans l’ordinateur et le réseau de l’employeur devra clairement le prévoir dans sa politique;
4. L’obligation des employés de ne pas laisser entendre qu’ils expriment, sur leur blogue ou toute autre forme de média social, l’opinion de leur employeur;
5. L’interdiction pour les employés de communiquer des renseignements confidentiels sur leur employeur, son entreprise, ses clients et ses fournisseurs;
6. L’obligation pour les employés de ne pas porter atteinte à la réputation de l’entreprise ou de ses clients, et de s’assurer que leurs communications soient respectueuses à l’égard de leurs collègues et de la direction; et
7. Les mesures disciplinaires applicables au non-respect de la politique.
Comme les autres politiques de votre entreprise, la politique concernant les médias sociaux devrait être révisée de façon périodique. Assurez-vous également que tous vos employés reçoivent un exemplaire de cette politique et qu’ils reconnaissent par écrit l’avoir lue et comprise.
Les sujets prévus plus haut constituent des lignes directrices générales; cependant, votre politique devra être soigneusement rédigée afin d’être adaptée à la réalité de votre entreprise. Méfiez-vous des modèles qui se trouvent sur internet car ils ne sont pas nécessairement adaptés à vos besoins et au contexte légal québécois. De plus, votre politique devrait être révisée par un conseiller juridique afin d’assurer la légalité de ses dispositions, notamment quant aux mesures disciplinaires.
En ayant une politique bien rédigée, en communiquant cette politique à vos employés et en étant vigilant dans sa mise en application, vous maximisez vos chances de profiter pleinement des avantages qu’offrent les médias sociaux plutôt que d’en subir les conséquences.
Nathalie Proulx pratique en droit des affaires, plus particulièrement dans les secteurs des fusions et acquisitions et du financement. Elle conseille également plusieurs entreprises quant aux diverses questions de droit auxquelles celles-ci font quotidiennement face.